Co to są właściwie e-deklaracje?
E-deklaracje to system pozwalający na złożenie deklaracji za pośrednictwem internetu.
Wypełniony formularz pit zostaje zapisany w formie elektronicznej i przesłany do systemu e-Deklaracji Ministerstwa Finansów, gdzie jest analizowany. Jednocześnie zostaje mu nadany unikalny numer referencyjny, jednoznacznie identyfikujący przesłaną e-deklarację.
Po zaakceptowaniu zeznania jest ono przekazywane do wskazanego w zeznaniu urzędu skarbowego. Generowane jest wówczas Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) zawierające numer referencyjny złożonej e-deklaracji. Czas oczekiwania na UPO może trwać od kilku minut do kilku godzin. Jedynie prawidłowe UPO jest potwierdzeniem złożenia przez podatnika i przyjęcia przez system e-Deklaracji zeznania podatkowego.
Może się zdarzyć, że po wysyłce deklaracji zamiast UPO zostanie zwrócony błąd. Oznacza to, że zeznanie nie zostało zaakceptowana i nie będzie przekazane do urzędu skarbowego. Należy błąd usunąć; poprawić deklarację, załączniki lub dane autoryzujące (dane podatnika, kwota przychodu z zeznania za ubiegły rok podatkowy). Następnie należy skasować starą e-deklarację i utworzyć nową, a następnie wysłać ją ponownie i oczekiwać na UPO.
Dopiero otrzymanie prawidłowego UPO (brak informacji o błędach oraz o tym, że dokument jest w trakcie przetwarzania) jest potwierdzeniem, że zeznanie podatkowe dotarło do urzędu skarbowego (patrz obrazek poniżej).
UWAGA 1 Czas oczekiwania na UPO może trwać od kilku minut do kliku godzin. Należy co jakiś czas sprawdzać w programie, czy dokument już nadszedł.
UWAGA 2 W przypadku wystąpienia błędu, zostanie wyświetlona informacja z opisem dalszego postępowania.

Złożenie e-deklaracji w 3 krokach
Proces zgłoszenia e-deklaracji do systemu e-Deklaracji Ministerstwa Finansów składa się z 3 kroków:
1. Kliknij przycisk [ e-deklaracje ] - zostanie utworzony zestaw e-deklaracji na podstawie formularzy wcześniej wypełnionych za pomocą Kreatora lub Aktywnych deklaracji.
Więcej w Tworzenie e-deklaracji
2. Wyślij e-deklarację za pomocą klawisza [Wyślij e-deklarację do Urzędu  Skarbowego] do systemu e-Deklaracji Ministerstwa Finansów. Teraz oczekuj na sprawdzenie e-deklaracji i otrzymanie Urzędowego Potwierdzenie Odbioru (UPO), co może trać od kilku minut do kilku godzin.
UWAGA. Jest bardzo zalecane, aby w ostatnim kroku wysyłki wydrukować raport, który zawiera numer referencyjny wysłanej e-deklaracji oraz dane autoryzacyjne.
Więcej w Kreator wysyłki e-deklaracji lub Kreator podpisu i wysyłki e-deklaracji
3. Kliknij przycisk [ Pobierz Urzędowe Potwierdzenie Odbioru ]. Proces składania zeznania podatkowego z użyciem internetu można uznać za pomyślnie zakończony, gdy w otrzymanym UPO brak informacji o błędach oraz nie ma informacji, że dokument jest w trakcie przetwarzania. Ma natomiast postać analogiczną jak w poniższym przykładzie:

Otrzymanie UPO i wydrukowanie go jest możliwe tylko, gdy e-deklaracja zostanie zaakceptowana przez system e-Deklaracji Ministerstwa Finansów. Jedynie prawidłowe UPO jest potwierdzeniem złożenia przez podatnika i przyjęcia przez system e-Deklaracji zeznania podatkowego. Dokument ten należy wydrukować i zachować.
Więcej w Urzędowe Potwierdzenie Odbioru
Gdy wysłana e-deklaracja zawiera błąd
Jednak gdy wysłana e-deklaracja zawiera błąd wówczas zamiast UPO zostanie zwrócona informacja o błędzie. W takim przypadku :
a) zapoznaj się z opisem błędu i wydrukuj go
b) wróć do formularza deklaracji i nanieś odpowiednie poprawki
c) ponownie przejdź do okna wysyłki e-deklaracji wciskając przycisk [ e-Deklaracje ]
d) używając przycisków [ Usuń e-deklarację ] oraz [ Usuń e-załączniki ] usuń poprawianą e-deklarację wraz z jej załącznikami.
e) teraz wciśnij przycisk [ Utwórz ponownie e-deklaracje ]
f) ponów próbę wysyłki wciskając przycisk klawisza [Wyślij deklarację do Urzędu Skarbowego]
UWAGA Jeśli błąd dotyczy danych identyfikacyjnych (błąd numer 414) wówczas przede wszystkim należy zwrócić uwagę na dane autoryzacyjne podawane podczas wysyłki, a zwłaszcza na kwotę przychodu z zeznania za ubiegły rok podatkowy. Ogólnie przyczyny błędu 414 mogą być następujące:
• Urząd skarbowy, do którego wysyłasz zeznanie nie posiada Twoich danych identyfikacyjnych lub są one nieaktualne, ponieważ:
o  w ciągu roku zmieniłeś właściwość miejscową dla składania zeznania (zmiana miejsca zamieszkania) lub zmieniłeś dane identyfikacyjne i nie złożyłeś właściwego formularza celem ich aktualizacji, np. NIP-3
o  na zeznaniu wybrałeś niewłaściwy urząd skarbowy, do którego adresowane jest zeznanie.
• Popełniłeś błąd w danych identyfikacyjnych przenoszonych do sekcji danych autoryzujących w zeznaniu:
o  wpisałeś nieprawidłowy NIP podatnika - np. NIP pracodawcy lub NIP współmałżonka
o  błędnie wpisałeś nazwisko podatnika np. Kowalska Nowak zamiast Kowalska-Nowak
o  błędnie wpisałeś pierwsze imię podatnika np. Jaeck zamiast Jacek (literówka)
o  błędnie wpisałeś nazwisko w pozycji dla pierwszego imienia, imię tam gdzie nazwisko
o  błędnie wpisałeś datę urodzenia podatnika np.: zamienione miesiące z dniami, niewłaściwy format daty (prawidłowy format daty: DD-MM-RRRR)
o  w przypadku, gdy w składanym do US zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym w danych identyfikacyjnych podany był numer PESEL, należy go również wpisać w danych identyfikacyjnych podatnika na formularzu elektronicznym zeznania.
• W danych autoryzujących wpisałeś błędną kwotę przychodu z zeznania za ubiegły rok podatkowy - np.: 99,00 lub 99,10 zamiast 99,14 (kwota zaokrąglona), sumę przychodów podatnika i małżonka (powinna być tylko i wyłącznie kwota przychodu podatnika)
E-deklaracje
E-deklaracje to moduł programu umożliwiający wysyłanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną wprost z programu na serwery Ministerstwa Finansów. Jest to operacja tożsama ze złożeniem lub wysłaniem deklaracji w formie papierowej do Urzędu Skarbowego.
Aby móc korzystać z modułu e-deklaracje komputer musi mieć zainstalowany system Windows (2000, XP, Vista, 7).
W przypadku wysyłania korekty deklaracji podczas tworzenia bieżącego formularza generowany jest załącznik ORD-ZU. w którym należy wpisać uzasadnienie składania korekty.
W zależności od wersji programu deklaracje mogą być wysyłane z podpisem elektronicznym i bez podpisu. Różne wtedy należy spełnić warunki.
• Deklaracje bez podpisu elektronicznego
Do wysłania dokumentu w formie elektronicznej do urzędu niezbędne będą:
Uważne sprawdzenie treści wysyłanej deklaracji
 Dostęp do internetu  
• Deklaracje z podpisem elektronicznym
Aby móc wysyłać deklaracje w formie elektronicznej Podatnik musi spełnić określone warunki:
 Uważnie sprawdzić treść wysyłanej deklaracji
 Posiadać bezpieczne urządzenie do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego
 Posiadać ważny certyfikat kwalifikowany
Złożyć zawiadomienie UPL-1 (zgłoszenie od osoby upoważnionej wysłane drogą elektroniczną)
Formularz UPL-1, określający pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, można złożyć jednorazowo i gdy będzie wypełniona tylko data rozpoczęcia ważności, będzie obowiązywał bezterminowo. Formularz ten należy złożyć osobiście, albo wysłać pocztą tradycyjną.
W przypadku chęci odwołania pełnomocnictwa należy złożyć formularz OPL-1, czyli zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Formularz ten należy złożyć osobiście, albo wysłać pocztą tradycyjną.
Stojąc na wybranej deklaracji po uruchomieniu klawisza [e-deklaracje] uruchomione zostaje okno do tworzenia i wysyłania e-deklaracji.
Składa się okno z dwóch części - okienka z deklaracjami głównymi i okienka z załącznikami.
Aby utworzyć e-deklarację należy kliknąć klawisz [Utwórz ponownie e-deklaracje]. Zwracamy uwagę, że w przypadku gdy dana deklaracja roczna zawiera załączniki tworzony jest komplet deklaracji składający się z zeznania rocznego i wszystkich dołączonych do niego załączników.
W przypadku poprawy danego formularza lub gdy chcemy go usunąć i utworzyć jeszcze raz wystarczy zaznaczyć wybraną e-deklarację klikając na nią myszką i kliknąć klawisz [Usuń e-deklarację].
Na dole okna znajdują się klawisze funkcyjne.
Klawisze funkcyjne
Wyślij e-deklarację
Na pierwszym oknie pojawia się informacja jakie wybrano deklaracje. W przypadku gdy deklaracja ma być wysłana z załącznikiem lub załącznikami w tym miejscu powinny pojawić się wszystkie zaznaczone na deklaracji rocznej formularze.
Zalecamy zapoznać się z informacjami zamieszczonymi na tym oknie. Gdy spełnione są wymienione warunki w zależności od wysyłki e-deklaracji z podpisem elektronicznym czy bez można kliknąć klawisz [Dalej]. W przypadku gdy chcemy anulować wysyłkę należy kliknąć klawisz [Anuluj].
Następne okno zawiera e-deklarację w postaci pliku XML, jaki wymagany jest przez Ministerstwo Finansów. Zawarte są tu wszystkie informacje z wysyłanych formularzy. Przedstawienie e-deklaracji w takiej formie jest wymagane przez Ministerstwo Finansów.
W zależności od wersji programu na dole okna znajduje się przycisk:
• [Podpisz] - do podpisania e-deklaracji podpisem elektronicznym
• [Wyślij bez podpisu] - do wysłania e-deklaracji bez podpisu elektronicznego
• [Anuluj] - do anulowania wysyłki e-deklaracji.
W przypadku kliknięcia na [Podpisz] należy mieć podpięte do komputera urządzenie do podpisu elektronicznego i podpisać deklarację.
Gdy wysyłana jest e-deklaracja bez podpisu i wybrany zostanie klawisz [Wyślij bez podpisu] pojawi się okno z danymi identyfikacyjnymi podatnika, dla którego wysyłane są zeznania podatkowe oraz polem do wpisania kwoty przychodu z zeznania za ubiegły rok podatkowy. Zalecamy przed przystąpieniem do wysyłki e-deklaracji przyszykować zeznanie podatkowe z zeszłego roku, aby odnaleźć kwotę przychodu, dzięki której e-deklaracja będzie możliwa do wysłania.
Po opatrzeniu deklaracji bezpiecznym podpisem elektronicznym lub wstawieniu kwoty przychodu z zeznania za ubiegły rok podatkowy należy kliknąć klawisz [Wstaw dane autoryzujące], a następnie [Dalej]. Pojawi się następnie komunikat, że deklaracja została wysłana do systemu e-Deklaracji Ministerstwa Finansów w celu weryfikacji.
Na ostatnim oknie ukazany zostanie numer referencyjny oraz status dokumentu. Po kliknięciu klawisza [Zakończ] nastąpi powrót do okna głównego e-deklaracji.
Należy wtedy kliknąć na klawisz [Pobierz Urzędowe Potwierdzenie Odbioru dla wybranej e-deklaracji]. W przypadku gdy wszystkie pola będą prawidłowo wypełnione, Ministerstwo Finansów nie będzie miało zastrzeżeń, ukaże się dokument UPO - zawierający między innymi:
• nazwę urzędu skarbowego, do którego została wysłana deklaracja
• imię i nazwisko podatnika
• jakie zeznania zostały wysłane
• identyfikator złożonego dokumentu
• datę wysyłki z godziną
• NIP podatnika
Urzędowe Potwierdzenie Odbioru należy wydrukować i zachować.
Zwracamy uwagę, że dokument może być przetwarzany przez system e-Deklaracji Ministerstwa Finansów od kilku minut do kilku godzin. W przypadku nie otrzymania prawidłowego UPO lub otrzymania komunikatu z błędem zostanie wyświetlona informacja z opisem dalszego postępowania.
W przypadku otrzymania komunikatu o błędzie należy sprawdzić poprawność deklaracji i danych identyfikacyjnych oraz kwoty przychodu z zeznania za ubiegły rok podatkowy. Po poprawieniu deklaracji należy usunąć starą e-deklarację, utworzyć nową, a następnie ponowić próbę wysłania jej do systemu e-Deklaracji Ministerstwa Finansów.
Wyświetl Urzędowe Potwierdzenie Odbioru dla wybranej e-deklaracji
Gdy zeznanie podatkowe zostanie wysłane do systemu e-Deklaracji Ministerstwa Finansów i zostanie zaakceptowane, możliwe będzie pobranie dokumentu UPO. Zawarte są tam wszystkie szczegóły dotyczące wysyłki deklaracji - jaka deklaracja, dla jakiego podatnika i kiedy została wysłana. Otrzymanie prawidłowego UPO (brak informacji o błędach oraz o tym, że dokument jest w trakcie przetwarzania) jest potwierdzeniem, że zeznanie podatkowe dotarło do urzędu skarbowego.
Urzędowe Potwierdzenie Odbioru należy wydrukować i zachować.
Zwracamy uwagę, że dokument może być przetwarzany przez system e-Deklaracji Ministerstwa Finansów od kilku minut do kilku godzin. W przypadku nie otrzymania prawidłowego UPO lub otrzymania komunikatu z błędem zostanie wyświetlona informacja z opisem dalszego postępowania.
W przypadku otrzymania komunikatu o błędzie należy sprawdzić poprawność deklaracji i danych identyfikacyjnych oraz kwoty przychodu z zeznania za ubiegły rok podatkowy. Po poprawieniu deklaracji należy usunąć starą e-deklarację, utworzyć nową, a następnie ponowić próbę wysłania jej do systemu e-Deklaracji Ministerstwa Finansów.
Wyświetl UPO dla dowolnego nr referencyjnego
Korzystając z tej funkcji możemy sprawdzić Urzędowe Potwierdzenia Odbioru dla dowolnego numeru referencyjnego, także dla e-deklaracji złożonej w innym systemie do sporządzania zeznań rocznych.
Numer referencyjny jest długi i skomplikowany dlatego należy wpisać go bardzo starannie. Jeśli otrzymamy komunikat o numerze 300 to najprawdopodobniej popełniono błąd przy wpisywaniu numeru.
Gdy numer jest prawidłowy wyświetlona zostanie informacja o stanie e-deklaracji w systemie Min.Fin. Jeśli przetwarzanie zostało zakończone pomyślnie zostanie wyświetlone Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).

PIT programy do wypełniania pitów i wysyłania e-deklaracji mozesz pobrać TUTAJ